FONCTIONNEMENT

Proposition de règlement intérieur

1 - Admission des nouveaux membres.

Toute personne intéressée par l'ergonomie peut devenir membre du GERRA. Pour cela, chaque candidat sollicite auprès du secrétaire de l'association, un dossier d'inscription comprenant une lettre type d'adhésion, une fiche de renseignement pour l'annuaire, une autorisation de publication de ses coordonnées à l'extérieur de l'association. L'adhésion devient effective dés réception des documents complètes et du règlement du montant de l'adhésion. L'adhésion de chaque nouveau membre est signalée dans la lettre du GERRA.

2 - Information des nouveaux adhérents.

Chaque nouvel adhèrent reçoit un dossier comprenant :
l'annuaire du GERRA tel qu'il existe au moment de l'adhésion
la plaquette d'information du GERRA
la liste de diffusion des membres de l'association
les trois dernières lettres de l'association
un reçu de sa cotisation.

3 - Parution dans l'annuaire et diffusion.

L'annuaire est réédité chaque année et remis aux adhérents lors de l'assemblée générale de fin d'année. Il n'y a aucune modification de l'annuaire en cours d'année. Les nouveaux adhérents apparaissent dans l'annuaire de l'année A + 1.
Figurent dans l'annuaire tous les membres du GERRA à jour de cotisation au jour de l'assemblée générale délai de rigueur.
En complément de l'article 4 des statuts, le non paiement des cotisation au delà d'un an entraîne, pour un adhèrent, la radiation par décision du conseil d'administration.

4 - Renouvellement des membres du conseil d'administration

Tout membre du GERRA à jour de ses cotisations est Éligible au CA. Le renouvellement des membres du conseil est effectue selon les modalités arrêtées par l'article 6 des statuts. Chaque membre souhaitant entrer au conseil adresse une lettre précisant ses motivations deux mois avant l'assemblée générale au secrétaire de l'association. Chaque lettre de candidature sera publiée dans la lettre du GERRA au moins un mois avant l'assemblée générale. Le vote se fait par bulletin secret au cours de l'assemblée générale. Le résultat du vote est connu immédiatement après sa tenue. Le conseil ainsi Élu désigne en son sein son bureau tel que défini aux statuts.

5 - Réunion du conseil

Le conseil d'Administration se réunit selon les conditions définit par l'article 7 du statut. Toutefois, pour permettre le bon fonctionnement de l'association, le bureau se réunit autant de fois que nécessaire.
Les décisions en matière d'orientation de l'association ou en matière budgétaire au Delco du fonctionnement courant de l'association doivent Re soumises au CA.
La réunion du conseil donne lieu à une convocation avec ordre du jour adressée à chaque membre 15 jours avant la date de la réunion. Les membres absent le jour de la réunion peuvent s'ils le souhaitent déléguer leur pouvoir à un membre nommément désigné en en informant en temps utile le Président.
Les membres du conseil peuvent en fin de mandat d'un de ses membres s'opposer à son renouvellement si ce dernier a Été absent à plus des deux tiers des réunions du conseil.

6 - Parution et Édition de la Lettre du GERRA

La lettre du GERRA paranoïa sur une base mensuelle ou bimensuelle. Elle regroupe des informations sur l'ergonomie et la vie de l'association.
Un rédacteur en chef est nommé chaque année par le conseil d'administration (ou par l'assemblée ?). Il (elle) a la tâche de faire paraître la lettre. Le contenu est en accord avec les objectifs de l'association et ne peut Re l'expression d'une vue partisane du rédacteur en chef.
Le rédacteur en chef peut se faire assister des membres du conseil ou de l'association qui le souhaitent pour la rédaction, la mise sous pli et l'envoi des Lettres.
Il adresse les notes de frais avec les justificatifs correspondants aux frais engages pour la mise sous enveloppe, la reprographie et le timbrage des envois. Les remboursements ne se font que sur les justificatifs présentais.

7 - Suivi de la trésorerie et des adhésions

Le trésorier et le trésorier adjoint ont la charge du suivi des comptes et de la trésorerie de l'association. Ils gèrent les comptes au jour le jour, préparent les bilans et émettent (en cogestion avec le secrétariat) les appels à cotisations et les rus pour les membres de l'association et pour les journées du GERRA.
Chaque opération effectuée sur les comptes de l'association doit Re identifiée, référencée et expliquée.
Les trésorier(e)s doivent présenter leur compte au CA au moins deux fois dans l'année.
Le bilan présente à l'assemblée générale présente :
… un État des livres comptables de l'année (suivi du compte opérations par opération), … un bilan par secteur des dépenses et recettes (journée, soirées, secrétariat, lettres ), … un bilan rétrospectifs des opérations antérieures (les journées débordent sur deux années comptables et n'ont pas aujourd'hui de bilan rétrospectif).
Le bilan présente à l'assemblée générale est signe par deux membres de l'association.
Les trésorier(e)s assurent le transfert à jour, ranger et en ordre de leurs archives aux trésorier(e)s suivant(e)s. Ils (elles) assurent une période de transition en cas de changement de mandat pour permettre aux nouveaux Élus de prendre leurs fonctions dans de bonnes conditions.

8 - Remboursement des frais des membres de l'association et des intervenants des journées.

Les remboursements se font uniquement sur présentation des justificatifs correspondants avec identification des frais par rapport à l'action concernée et après accord Éventuel du bureau et/ou du conseil d'administration.

9 - Organisation des journées et soirées du GERRA

Le conseil d'administration désigne en son sein un(e) responsable des journées et soirées du GERRA. Il (elle) est l'interlocuteur naturel de l'association pour ces questions.
Une personne ou un groupe de personne est ponctuellement désigné pour gérer l'organisation des journées et soirées du GERRA. Ce groupe doit intégrer une personne du conseil d'administration sans qu'il (elle) soit forcément responsable de l'action.
Ce groupe est aide par les membres de l'association et du conseil d'administration qui le souhaite pour l'organisation. Le groupe a la charge de l'organisation de la journée, de son suivi comptable et de la logistique sur le lieu de réalisation.
Une charte d'organisation des journées et soirées fixe les points et appuis possibles ainsi que les moyens à utiliser. Elle s'améliore à chaque nouvel Événement si besoin.
Ce document est fourni par l'association à ses membres qui organisent la journée.

10 - Annuaire et liste de diffusion du GERRA

L'annuaire est édité chaque année à l'issue de l'assemblée générale, il contient les membres actifs de l'année.
Le contenu de l'annuaire est privé et n'est pas diffusable à l'extérieur de l'association sans accord du conseil d'administration. Tout membre qui le diffuserait serait exclu sur faute grave avec obligation de le restituer et poursuites Éventuelles.
L'association s'est dotée d'une liste de diffusion qui contient l'ensemble des membres qui ont souhaité y paraître (accord explicite). Elle contient moins d'informations que l'annuaire sur chaque membre et est adressée à toute personne qui en fait la demande.
Chaque membre a conformément à la loi Informatique et Liberté droit de regard sur sa fiche et sur les informations qu'elle contient. Il peut les modifier, demander à être retiré du fichier.

11 - Secrétariat du GERRA

Le secrétariat (secrétaire et secrétaire adjoint) gère tous les courriers et envois concernant le fonctionnement de l'association (changement de siège, préfecture, membres, nouvelles inscriptions, informations des extérieurs, diffusion des listes et annuaires, préparation des listes de signatures et présences des assemblées générales, diffusion des compte rendu des assemblées générales, des réunions du CA, des réunions du bureau, informations des membres).
L'ensemble des données de l'association est conservé par le secrétariat qui prend les mesures nécessaires pour protéger les documents contre la destruction. Les fichiers informatiques relatifs à l'Édition des lettres, l'envoi des Étiquettes, la gestion des comptes sont regroupes sur cédérom de faon à garantir un minimum de survie des données et une transmission aisée au moins entre secrétaires.
Les secrétaires assurent le transfert à jour, ranger et en ordre de leurs archives aux secrétaires suivant(e)s. Ils (elles) assurent une période de transition en cas de changement de mandat pour permettre aux nouveaux Élus de prendre leurs fonctions dans de bonnes conditions